Macroprocesso: conjunto de processos pelos quais a UFOP cumpre a sua missão, e cuja operação tem impactos significativos na forma de funcionamento da Instituição;

Processo: conjunto de atividades interdependentes, ordenadas no tempo e no espaço de forma encadeada, que possuem um objetivo, início, fim, entradas e saídas bem definidas, ou comportamentos executados para alcançar uma ou mais metas. Cada macroprocesso engloba vários processos, por meio dos quais são viabilizados os resultados pretendidos pela Instituição;

Subprocesso: constitui-se em um nível de maior detalhamento dos processos, que demonstra os fluxos de trabalho e atividades sequenciais e interdependentes, necessárias e suficientes para a execução de cada processo institucional; 

Atividade: ação executada que tem por finalidade dar suporte aos objetivos da instituição. As atividades correspondem a “o quê” é feito (nome da atividade), “quem” faz (responsável), “como” é feito (descrição da atividade) durante o processo e “qual o prazo” (tempo estipulado para execução da atividade);

Evento: resultado de alguma atividade ou ação utilizada para representar acontecimentos temporais (por exemplo: no final do exercício, semestralmente, diariamente), que controla ou influencia as próximas atividades do processo;

Gestor de processo: pessoa responsável pelo gerenciamento das atividades do processo de trabalho;  

Fluxo de trabalho: descreve a sequência de execução das diversas atividades que o compõem, indicando a atividade ou as atividades possíveis de execução após a conclusão de uma atividade precedente;

Fluxograma: notação simples que utiliza símbolos gráficos para indicar um passo de processamento;

Mapeamento de processos: descrição gráfica do funcionamento de um processo por meio de fluxos, auxiliando a visualização do processo, o relacionamento de suas variáveis e o relacionamento com outros participantes, eventos, resultados, dentre outros;

Redesenho: aperfeiçoamento do processo, entendido como melhorias a serem realizadas por meio de racionalização, revisão ou reestruturação de fluxos de trabalho.